會議管理制度
1、目 的：為規(guī)范公司會議管理，提高會議質量，降低會議成本，特制定本制度。
2、適用范圍：本制度適用于廣州市百利文儀實業(yè)有限公司廣州總部會議管理。
3、管理權責：
3.1 總經辦負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。
3.2 會議提擬人或主辦部門（含各中心/部門）負責會議的組織工作，并有權對違反本制度的行為提出處罰。
3.3 會議的審批權限詳見“5.1會議提擬與審批”。
4、會議分類：
5、管理內容：
5.1 會議提擬與審批。
5.1.1 公司月度例會無須提擬和審批。
5.1.2 公司臨時行政會議、公司年度例會由集團總經理直接提擬或由議題涉及業(yè)務的主辦部門負責人提擬、集團總經理批準。
5.1.3 部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突。其中，中心/部門會議屬非例會性質且需另行核給專項費用的，應向上一級主管部門報批同意；屬例會性質的，由本中心另行提擬方案呈報集團總經理批準后執(zhí)行。
5.2 會議計劃與統(tǒng)籌。
5.2.1 每月28日前，總經辦應與各部門協(xié)調確定下月計劃召開的臨時行政會議，統(tǒng)一報集團總經理審批后，匯同公司月例會編制《月度會議計劃》，于月底前發(fā)放至各部門負責人。
5.2.2 凡總經辦已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應提前2天完成會議提擬和報批手續(xù)，并報請總經辦調整會議計劃。未經總經辦同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。
5.2.3 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。
5. 3 會議準備。
5.3.1 會議通知遵照以下規(guī)定：
1、已列入月度會議計劃表的會議，月中無調整的，不再另行通知，由中心/部門按計劃表直接通知與會人；
2、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進行會議通知：
（1）未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；
（2）雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明；
（3）其它提擬人認為應另行通知的情況。
3、會議通知期一般應提前一天以上，通知對象為與會人、會務服務提供部門；
4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知單進行書面通知；涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應編制詳細的會議計劃通知相關部門。
5.3.2 會議的其它準備工作遵照以下規(guī)定：
1、會議提擬部門應提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）準備的組織工作；
2、會務服務提供部門應提前做好會務準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等；
3、公司總部召開的公司級會議會務服務統(tǒng)一歸口總經辦負責。
4、部門在總部召開的會議需用公共會場的，應向會議室管理部門（人力資源部）書面提出，由會議室管理部門（人力資源部）統(tǒng)籌安排。
5.4 會議組織。
5.4.1 會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。
5.4.2 會議主持人須遵守以下規(guī)定：
1、主持人應不遲于會前5分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。
2、主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。
3、會議進行中，主持人應根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權限定發(fā)言時間和中止與議題無關的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率。
4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。
5、主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達成標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。
5.4.3 與會人須遵守以下規(guī)定：
1、應準時到會，并在《會議簽到表》（詳見附件3）上簽到。
2、會議發(fā)言應言簡意賅，緊扣議題。