公文標題是公文內(nèi)容的攝要，在發(fā)揮公文效能上起著舉足輕重的作用。但受諸多因素的影響，公文標題時常出現(xiàn)一些毛病，筆者歸納為以下八個方面，并作粗淺分析。
一、要素不全。完整的、規(guī)范的公文標題，一般應(yīng)具備“三要素”，即發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種，以標明由誰發(fā)文、為什么發(fā)文和用什文種發(fā)文。XX年1月1日起施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》作出明確規(guī)定：“公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容（事由）并標明公文種類（文種），一般應(yīng)當標明發(fā)文機關(guān)”。當然，特殊情況下，也可省略標題中的一至二個要素，但不可隨意省略，要相對規(guī)范（至于標題三要素如何省略，省略時應(yīng)注意些什么，參閱本人撰寫的《試論公文標題“三要素”的省略》一文），否則，將毛病百出。常見的病例有三種：一是隨意省略事由。如《××縣人民政府決定》，由于省略事由，受文者看不出標題所反映的主要內(nèi)容、事項和基本觀點，不利于學習、貫徹、領(lǐng)會、落實文件精神。除一些非重要的、極其簡短的通知、通告和特殊機關(guān)發(fā)出的特定公文外（如中華人民共和國國務(wù)院、司法部門發(fā)出的國務(wù)院“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情況下不得省略事由。二是隨意省略發(fā)文機關(guān)。如：一份沒有版頭的文件標題《關(guān)于加強農(nóng)村黨支部建設(shè)的報告》，待上級看完文件后，才從落款處知道文件是哪個機關(guān)發(fā)出的，既不莊重，也不嚴肅，更不利于公文運轉(zhuǎn)和辦理。具有重大決策和事項的下行文不得省略發(fā)文機關(guān)；沒有版頭的下行文、上行文均不得省略發(fā)文機關(guān)，但有版頭（發(fā)文機關(guān)標識）的，也可不標明發(fā)文機關(guān)（見《安徽省行政機關(guān)公文處理實施細則》第三章第十一條第六款之規(guī)定：“為避免公文標題累贅，有發(fā)文機關(guān)標識的，也可不標明發(fā)文機關(guān)”）。三是隨意省略文種。使受文者不得要領(lǐng)，失去公文的嚴肅性。如《××鄉(xiāng)人民政府關(guān)于召開春耕生產(chǎn)會議的有關(guān)事宜》。
二、亂用文種。主要表現(xiàn)在三個方面：一是混用文種。如《全國人大常委會黨組關(guān)于縣鄉(xiāng)換屆選舉問題的請示報告》（見1990年2月2日《安徽日報》），這里把“請示”、“報告”兩個不同的文種混淆在一起使用，不論是已經(jīng)廢止的分別于1987年2月28日公布的和1994年1月1日起執(zhí)行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，還是自XX年1月1日起新施行的�！秶�家行政機關(guān)公文處理辦法》都沒有“請示報告”這一文種，明顯不妥。從該“請示報告”的內(nèi)容看，應(yīng)使用批轉(zhuǎn)式“報告”這一文種。報告，一般分為兩種：一種是“向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復上級機關(guān)的詢問”（見XX年1月1日起施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》）所使用的“匯報式報告”，這類報告，只要把情況匯報、反映清楚即可，目的是讓上級和領(lǐng)導了解發(fā)展情況，掌握工作進度，做到心中有數(shù)，不需要回復；另一種是提出建議、要求“批準轉(zhuǎn)發(fā)”的“批轉(zhuǎn)式報告”，這類報告，多是立足本部門的職能，主動向上級提出一些具有全局性、建設(shè)性的意見、建議，本部門又無職權(quán)直接行文，只有報告上級，經(jīng)研究、同意、批轉(zhuǎn)方可實施。第二種報告（批轉(zhuǎn)式報告），今后應(yīng)改用“請示”文種，這是XX年1月1日起施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中的新規(guī)定：“向上級機關(guān)請求指示、批準”用請示。二是錯用文種。有的該用“請示”的，卻用了“報告”，而該用“報告”的反而用的是“請示”；有的該用“函”的卻用“通知”；有的把沒列為文種的公文種類作為文種使用，如“條例”、“規(guī)定”、“辦法”、“總結(jié)”、“計劃”等，以上這些，都不可作為文種使用，不可直接行文（XX年1月1日起施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》所確定的公文文種共有13類14種，即：命名、令，決定，公告，通告，通知，通報，議案，報告，請示，批復，意見，函，會議紀要。除此之外，均不可直接行文），但可作為“印發(fā)”、“頒發(fā)”式“通知”的“附件”行文。三是生造文種。如《關(guān)于調(diào)整工資的補充說明》、《關(guān)于機構(gòu)改革中有關(guān)問題的解釋》等，這里的“補充說明”、“解釋”均不應(yīng)作為文種使用，以上兩個標題可修定為《××（發(fā)文機關(guān)）關(guān)于印發(fā)調(diào)整工資補充說明的通知》、《××（發(fā)文機關(guān)）關(guān)于印發(fā)機構(gòu)改革中有關(guān)問題解釋的通知》。還有的把“安排”、“要點”、“細則”這些既不是公文文種又不是應(yīng)用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，是錯誤的。
三、隸屬不清。不該用“批轉(zhuǎn)”的，用了“批轉(zhuǎn)”；該用“批轉(zhuǎn)”的卻用了“印發(fā)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”，分不清三者之間的隸屬關(guān)系和詞性。如《××縣政府辦公室關(guān)于批轉(zhuǎn)××市長在××會議上講話的通知》，這里的“批轉(zhuǎn)”使用不當，應(yīng)該使用“印發(fā)”或“轉(zhuǎn)發(fā)”。因為“批轉(zhuǎn)”具有“批準轉(zhuǎn)發(fā)”之意，是上級對下級報告的認同并轉(zhuǎn)發(fā)下去貫徹落實的。下級對上級機關(guān)的文件和上級領(lǐng)導同志的講話、批示等不可使用“批轉(zhuǎn)”，否則將混淆了上下級的隸屬關(guān)系。
四、提煉不精。主要表現(xiàn)在標題冗長上。如《×××（發(fā)文機關(guān)）關(guān)于招收退休退職職工子女就業(yè)，進行合理安排，確保社會穩(wěn)定的通知》，可修改擬為《×××關(guān)于妥善安排退休退職職工子女就業(yè)的通知》或《×××關(guān)于妥善安排退休退職職工子女就業(yè)有關(guān)問題的通知》。
五、題不達義。表現(xiàn)在四個方面：一是事由偏跑。如《×××關(guān)于草原滅鼠的請示》，從題意上看，是請示開展滅鼠運動，而此文實際上是請求上級給予解決“滅鼠經(jīng)費”的請示。應(yīng)改寫為《×××關(guān)于要求解決草原滅鼠經(jīng)費的請示》。二是題大義小。如《關(guān)于企業(yè)技術(shù)、人才開發(fā)的若干規(guī)定》，而文件內(nèi)容中就如何進行技術(shù)、人才兩項開發(fā)，卻未作具體規(guī)定，標題“帽子”太大，使題文不完全相符。三是題小義多。如《關(guān)于做好爭取人民滿意基層站所活動籌備工作的通知》，標題的事由主旨是“籌備”二字，而政文中不僅詳細介紹了“爭創(chuàng)活動”的意義、內(nèi)容、方法，還談到了組織領(lǐng)導、活動步驟、管理制度等，顯然，標題題義過小難于表達和帶動正文，此標題可改寫為《×××關(guān)于開展爭創(chuàng)人民滿意的基層站所活動的通知》。四是題義不清。如《××縣人民政府關(guān)于糧食問題的通知》，其中就缺少“價格”、“收購”等詞語來限制中心詞“問題”，造成事由過于籠統(tǒng)不具體、不清楚，不能準確反映表達公文的主要內(nèi)容�！�

六、用詞重疊。多出現(xiàn)在轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)式公文方面。如“××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《××市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈××省人民政府關(guān)于加快畜牧養(yǎng)殖業(yè)發(fā)展的通知〉的通知》的通知”，這里介詞“關(guān)于”、動詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復出現(xiàn)，在一個標題內(nèi)重復使用，造成標題冗長，令人不知所云。解決用詞重疊問題，避免介詞“關(guān)于”、動詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復出現(xiàn)，可采用“省略法”、“替代法”、“直轉(zhuǎn)法”三種技術(shù)處理辦法（見本人撰寫的《轉(zhuǎn)發(fā)式公文標題的三種技術(shù)處理辦法》一文）。
七、濫用符號。如“××縣人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)《××在××會議上講話》的通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)《××省公安廳關(guān)于實施社區(qū)警務(wù)戰(zhàn)略意見》的通知”，以上兩例中的“《》”符號都不應(yīng)該使用，應(yīng)改為：“××縣人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)××在××會議上講話的通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)××省公安廳關(guān)于實施社區(qū)警務(wù)戰(zhàn)略意見的通知”。XX年1月1日施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三章公文格式第十條第六款中明確規(guī)定“公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號”。
八、標注不規(guī)范。主要表現(xiàn)在以下兩個方面：一是回行題式不規(guī)范。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定：公文標題“回行時，要做到詞意完整”。而在實際排印時，卻往往做不到這一點。如：
（1）（2）（3）

中共××縣委××縣人民政府
關(guān)于進一步整治和改善經(jīng)濟發(fā)展
環(huán)境的實施意見
此題回行時，將“經(jīng)濟發(fā)展環(huán)境”一個完整的詞和詞意拆開、拆斷了，應(yīng)改為：
中共××縣委××縣人民政府
關(guān)于進一步整治和改善經(jīng)濟發(fā)展環(huán)境的
實施意見
二是擺列布局不規(guī)范。有的左右擺布不居中，不是偏左，就是偏右；有的標題第一行與“紅色反線”距離不是相間過大，就是過�。挥械臉祟}中行與行之間相離不是過曠，就是過緊。規(guī)范的擺布應(yīng)是：紅色反線下空2行開始排列標題的第一行，行與行之間相間“以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離”；左右擺布時，要居中。居中排列并不難做到，使用電子設(shè)備打印時，按“居中”鍵即可。三是字號字體使用不規(guī)范。就字體而言，有的用黑體，有的用宋體，有的用仿宋，有的甚至用楷書；就字號而言，有的用2號字，有的用3號字，有的甚至比2號更大、比3號更小，等等。規(guī)范的用法是：公文標題用2號小標宋體字（正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或3號黑體字），這是《國家行政機關(guān)公文格式》（gb/t9704—1999）國家標準所規(guī)定的。