《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》(以下簡稱《格式》)對(duì)行政機(jī)關(guān)的公文格式規(guī)定了十分嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，但在我們黃委系統(tǒng)的公文處理實(shí)際工作中，仍然存在著許多不規(guī)范的現(xiàn)象和問題。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
　　1.公文格式組成部分中常見的問題
　　1.1眉首部分
　　1.1.1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。黃委系統(tǒng)所有單位的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)應(yīng)小于黃委，各市河務(wù)(管理)局應(yīng)小于省局。但有的單位字號(hào)比黃委、省局都大，略小于國務(wù)院發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)，應(yīng)予以糾正。
　　1.1.2.發(fā)文字號(hào)。上行文的發(fā)文字號(hào)居左排列，左空一字，但這一點(diǎn)往往被忽略，左空不是多就是少;括年份應(yīng)使用六角括號(hào)“〔〕”,而經(jīng)常用方括號(hào)“[]”，如“某黃辦[XX]21號(hào)”;便函的發(fā)文字號(hào)置于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)，可是有的將發(fā)文字號(hào)置于武文線上，有的標(biāo)識(shí)時(shí)沒有右頂格到邊緣。
　　1.1.3.簽發(fā)人。有的公文將“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)為“簽發(fā)”，有的將簽發(fā)人姓名居前，如“簽發(fā)：某某”、如“某某：簽發(fā)”;還有的簽發(fā)人姓名字體不是楷體。規(guī)范的標(biāo)識(shí)應(yīng)為：“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋字體標(biāo)識(shí)，后用全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。
　　1.1.4.紅色反線。黨的文件紅色反線中間為一紅色五角星，可是有的單位黨政不分，行政公文也使用中間有紅色五角星的反線，這是不對(duì)的。
　　1.2主體部分
　　1.2.1標(biāo)題。常見的問題一是字體字號(hào)不規(guī)范，有用黑體的，有用宋體加黑的;有用二號(hào)字的，也有用小二號(hào)字的，不一而足�！陡袷健芬�(guī)定公文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字。二是標(biāo)題中濫用書名號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，《辦法》規(guī)定除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，標(biāo)題中一般不加書名號(hào);有的單位報(bào)送年度工作總結(jié)也用書名號(hào)括起來，有的標(biāo)題中還有頓號(hào)、逗號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào),不倫不類。
　　1.2.2.正文小標(biāo)題。《辦法》規(guī)定公文正文內(nèi)容結(jié)構(gòu)層次為“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”�！陡袷健芬�(guī)定小標(biāo)題使用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，但對(duì)四個(gè)層次的標(biāo)題字體沒有區(qū)別，建議一級(jí)標(biāo)題用黑體，二級(jí)用楷體，三級(jí)用宋體加黑，四級(jí)同正文。
　　1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行標(biāo)識(shí)，常見的問題是沒有與正文空開一行。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)，但是有的公文經(jīng)常在名稱后加句號(hào)。還有就是沒有在附件左上角標(biāo)明“附件”或者“附件×”字樣。
　　1.2.4.成文日期�？v向與正文的距離依印章的大小而定，其標(biāo)準(zhǔn)為印章蓋在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白過大，就容易被加入其他內(nèi)容。但在實(shí)際操作中，成文日期往往與正文拉的距離過大。另一個(gè)常見的問題是將“零”寫作“o”，如“二oo三年二月一日”，正確的寫法應(yīng)為“二○○三年二月一日”。
　　1.2.5.印章。印章要端正、清晰地蓋在成文日期的上方，并做到上不壓正文，下壓成文日期的年、月。常見的問題是蓋章不清晰，不居中，不端正，或上下壓文等,還有將印章蓋到成文日期以外。
　　1.2.6.附注。公文如有需要說明的事項(xiàng)要標(biāo)識(shí)附注,如請(qǐng)示需標(biāo)識(shí)聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。常見的問題是請(qǐng)示沒有標(biāo)識(shí)附注，或者是附注標(biāo)識(shí)的位置不規(guī)范。
　　1.3.版記部分
　　1.3.1.主題詞。常見的問題是主題詞、詞目均用黑體標(biāo)引，且詞目之間空格不均。規(guī)范的標(biāo)識(shí)“主題詞”三字用黑體，詞目用小標(biāo)宋體3號(hào)字體，詞目間空一字。此外，還有表外詞不用“()”括起來的現(xiàn)象，《黃河水利委員會(huì)公文主題詞表》規(guī)定表外詞用“()”括起。
　　1.3.2.抄送機(jī)關(guān)。常見的問題是有的公文還將“抄報(bào)”和“抄送”分開，而不是統(tǒng)一為“抄送”;有的抄送機(jī)關(guān)較多回行時(shí)頂行，而不是與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊;再有就是最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)經(jīng)常不標(biāo)句號(hào)。
　　1.3.3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期在抄送機(jī)關(guān)之下，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。但有的單位公文經(jīng)常將二者左右頂格。
　　2.公文組成部分標(biāo)識(shí)規(guī)則中常見的問題
　　2.1.排版裝訂。公文用紙應(yīng)采用國標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)a4型，一般每個(gè)頁面排22行，每行28個(gè)字，雙面印刷，左側(cè)騎馬裝訂或粘貼。目前存有頁面排版不整齊，行數(shù)和每行字?jǐn)?shù)不一、左側(cè)明訂、壞訂、訂位不正等問題。
　　2.2頁碼。置于版心下邊緣之一行，左右各一條4號(hào)一字線，單頁碼居左空一字，雙頁碼居右空一字，目的是方便閱讀。但有很多公文的頁碼一律居中，還有的頁碼兩側(cè)沒有一字線。
　　2.3.表格。公文正文中如有表格，需要將其從中抽出作為公文的附件單獨(dú)表述。正文中穿插表格，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。但有的公文中經(jīng)常穿插一些表格。
　　3.公文格式中常見的其他問題
　　3.1.數(shù)字。一般情況下，在公文中主要使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如表示數(shù)量、長度、高度、面積、體積、重量和百分比等。詞、詞組、成語、慣用語、縮略法和具有修辭色彩語句中做為詞素使用的數(shù)字應(yīng)用漢字。
　　3.2.名稱。公文中第一次出現(xiàn)人名、地名、組織機(jī)構(gòu)名均應(yīng)全稱，使用簡稱必須是約定俗成的規(guī)范化簡稱。為方便行文，如名稱較長，可在第一次使用時(shí)說明“以下簡稱為××××”，再次使用時(shí)用簡稱。
　　3.3.時(shí)間。盡量避免使用一些交待不夠清楚的時(shí)間概念，如“去年”、“前天”等，而應(yīng)寫明具體的年、月、日。公文中如出現(xiàn)歷史朝代年號(hào)時(shí)，同時(shí)加注公歷年份。
　　3.4.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。有將間隔號(hào)“.”寫為點(diǎn)號(hào)“.”的，如“96.8洪水”寫為“96.8洪水”，“山東省志.黃河志”寫為“山東省志.黃河志”。還有的連接號(hào)使用不規(guī)范，如“XX年2月2-6日”，使用連接號(hào)，應(yīng)占一字的位置，并上下居中。
　　4.規(guī)范公文格式，提高公文質(zhì)量的措施
　　4.1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
　　規(guī)范公文格式，防止格式的隨意性，維護(hù)其規(guī)范的體式，對(duì)于進(jìn)一步提高公文的處理效率，推動(dòng)機(jī)關(guān)正常工作的開展，有著十分重要的意義。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作人員都要從這個(gè)高度去認(rèn)識(shí)規(guī)范公文格式的重要意義。各級(jí)要加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，不僅明確分管領(lǐng)導(dǎo)分管，安排業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強(qiáng)的文秘人員專職從事公文的審核，而且各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還要帶頭學(xué)習(xí)公文處理知識(shí)并模范遵守。
　　4.2.加強(qiáng)文秘隊(duì)伍建設(shè)
　　適應(yīng)新形勢下公文處理工作的需要，必須建設(shè)一支思想素質(zhì)好、工作業(yè)務(wù)硬、勇于吃苦、樂于奉獻(xiàn)的文秘隊(duì)伍。加強(qiáng)文秘人員的政治理論學(xué)習(xí)，不斷提高他們的理論和政策水平，使之認(rèn)識(shí)到文秘崗位肩負(fù)的重任，樹立一絲不茍、精益求精的工作作風(fēng)，增強(qiáng)干好工作的自覺性。加強(qiáng)文秘人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極創(chuàng)造條件，支持文秘人員參加業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，盡快提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。
　　4.3.健全制度，規(guī)范程序
　　各級(jí)各單位應(yīng)根據(jù)《辦法》和上級(jí)的實(shí)施意見，相應(yīng)制定本單位公文處理的實(shí)施細(xì)則，建立健全有關(guān)的公文處理制度，嚴(yán)格發(fā)文處理中的擬稿、審核、校對(duì)、印制等每一道程序，做到有章可依，照章辦事，形成公文處理規(guī)范化的運(yùn)行機(jī)制。堅(jiān)持公文處理由辦公室統(tǒng)一把關(guān)辦理的原則，防止“政出多門”。對(duì)某些格式問題，要做出統(tǒng)一規(guī)定，保證規(guī)范的公文格式落到實(shí)處。
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