公文寫作要求

　　在機(jī)關(guān)，寫公文就是寫思路、寫思想、寫工作。都說要把公文寫作當(dāng)作職業(yè)、當(dāng)作事業(yè)、當(dāng)作生命，才能樂此不疲，才能出更多佳作。下面是小編分享的公文寫作要求，一起來看一下吧。

　　公文寫作要求1

　　一、切戒長而空，提倡寫短文

　　在黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的公文中，目前存在著一個突出的問題：文章長而空。一是空洞議論多；二是敘述過程多；三是面面俱到多。如何克服這些問題？首先，要樹立“生動活潑、新鮮有力的馬克思列寧主義文風(fēng)，尤其是上行文，少說空話、套話，把公文寫短些、寫實(shí)些、寫精些。第二，注意公文的效用。黨政機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位的公文是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章、指導(dǎo)工作、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，所以要重點(diǎn)考慮要達(dá)到什么目的，解決什么事，需要基層做什么，所以要注意公文的效用。第三，要在實(shí)事求是、聯(lián)合本單位實(shí)際情況上下功夫。第四，內(nèi)容要充實(shí)，提倡寫短文。如十五大報(bào)告和九屆人在政府工作報(bào)告這樣重要的報(bào)告，才萬字左右。

　　二、避免“三舊”，力求“三新”

　　1、避免道理舊、辦法舊、表述舊。

　　2、力求觀點(diǎn)新、材料新、角度新。

　　三、詳略適宜，突擊垂點(diǎn)。

　　平鋪直敘，面面俱到，沒有重點(diǎn)或重點(diǎn)不突擊，是公文中覺的`事，主要是：一是“大而全”。就是文章的柜架大，所做的事情說得全。二是不分主次。平均著墨，該詳不詳，該略不略。三是，流水賬，全過程。只寫“干了什么”，不寫“干得怎么樣”不作分析，平平淡淡。如何突擊重點(diǎn)？要掌握詳略適宜的原則。一是：實(shí)則詳，虛則略。二是：新則詳，舊則略。三是：特點(diǎn)詳，一般略。

　　四、緊扣主題，材料與觀點(diǎn)要統(tǒng)一

　　材料是文章的基礎(chǔ)，觀點(diǎn)是文章的統(tǒng)帥。材料與觀點(diǎn)的關(guān)系，是被統(tǒng)帥與統(tǒng)帥的關(guān)系，觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料，材料說明觀點(diǎn)。材料與觀點(diǎn)必須高度統(tǒng)一，這是寫好公文的基本要求。

　　處理好材料與觀點(diǎn)的關(guān)系，達(dá)到兩者的統(tǒng)一：

　　一是：先“立意”，緊扣主題�！耙狻奔粗黝}、主題思想、總觀點(diǎn)，是一個意思。立意之后文字材料必須緊緊圍繞主題，選材必須服務(wù)于主題。

　　二是：概括必須準(zhǔn)確。概括不準(zhǔn)主要包括有時概括過寬，有時概括過窄，“過寬”、“過窄”，就是概括失度。

　　要克服這個弊端，取決于對事物（材料）的深入研究，從掌握的材料中提練出觀點(diǎn)來，精心推敲操練出來的觀點(diǎn)，才能準(zhǔn)確，材料和觀點(diǎn)才能統(tǒng)一。

　　公文寫作要求2

　　公文寫作有四大要素：材料、主題、結(jié)構(gòu)、語言。

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　　選擇材料有四個環(huán)節(jié)：材料的占有、鑒別、選擇、使用。

　　選擇材料有四個原則：圍繞主題、材料典型、真實(shí)準(zhǔn)確、生動新穎。

　�。ǘ�）主題（主旨、發(fā)文意圖）

　　確定主題的依據(jù)：以實(shí)現(xiàn)寫作目的為依據(jù)；以材料本身的意義為依據(jù)。

　　主題與標(biāo)題不完全是一回事。一般情況下，標(biāo)題最好能夠充分反映主題。

　�。ㄈ�）結(jié)構(gòu)

　　總體要求：嚴(yán)謹(jǐn)、自然、完整、統(tǒng)一

　　文章的結(jié)構(gòu)一般包括：標(biāo)題、開頭、層次、段落、過渡、照應(yīng)、結(jié)尾

　　標(biāo)題：有公文式、文章式

　　開頭：概述式、目的`式、開門見山式、引述來文式、無開頭式

　　層次：總分式、并列式、遞進(jìn)式、因果式、時序式、三段式

　　段落：提行式、條款式、篇段合一式

　　過渡：過渡詞、過渡句、過渡段

　　照應(yīng)：首尾照應(yīng)、文題照應(yīng)、前后照應(yīng)

　　結(jié)尾：強(qiáng)調(diào)式、期求式、希望式、說明式、禿尾式

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　　公文詞語要準(zhǔn)確、簡潔、平實(shí)，盡量不要修飾，減少形容詞、比喻句等。

　　公文一般有專用語言。分為：開頭用語、承啟用語、引述用語、批轉(zhuǎn)用語、稱謂用語、經(jīng)辦用語、表態(tài)用語、結(jié)尾用語。

　　公文的表達(dá)方式：敘述、議論、說明三種方式

　　敘述文六個要素：時間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果

　　議論文三個要素：論點(diǎn)、論據(jù)、論證。論證的方法有例證法、分析法、引證法、對比法、因果法。

　　說明文的方法主要有：定義說明、分類說明、比較說明、數(shù)字說明、圖表說明

　　一般情況下，說明文最多，敘述文其次，議論文居后。

　　公文的內(nèi)容無非是“理”和“事”，或論理或敘事，或以事證理，或以理論事。公文寫得好不好，就看事說得清楚不清楚，理論得明白不明白。一篇好的公文，需要做到的最基本要求，就是直述不曲，表述準(zhǔn)確；條理清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)；語言平實(shí)，簡潔有力。

　　公文寫作要求3

　　1.合“法”：

　　即要求公文的內(nèi)容與形式以及公文形成的程序過程務(wù)必合乎國家法律、法令、方針政策，合乎上級指示和規(guī)定，與本機(jī)關(guān)其他現(xiàn)行有效文件保持一致。

　　2.求實(shí)：

　　即要求公文的內(nèi)容能從實(shí)際情況出發(fā)，有切實(shí)的客觀針對性，有利于解決實(shí)際問題;要忠實(shí)地反映情況和問題;各種判斷要合乎實(shí)際;各種解決問題的方法措施應(yīng)切實(shí)可行，具有可操作性。

　　3.合體：

　　首先是文體要正確，務(wù)使表達(dá)合乎公文這種特定式樣的文章的特殊要求，其次，語言運(yùn)用要得體，符合特定場合、對象的需要。

　　4.簡明：

　　即要求盡量用最簡潔的文字，順暢而有條理地明確表達(dá)充實(shí)豐富的內(nèi)容，做到言簡意賅。

　　5.嚴(yán)謹(jǐn)：

　　即要求公文的結(jié)構(gòu)必須嚴(yán)密有序，用語務(wù)必周密確切不生歧義，沒有漏洞。

　　6.準(zhǔn)確：

　　即要求從對公文制發(fā)意圖與依據(jù)的反映到每項(xiàng)具體內(nèi)容的`表達(dá)，從文種的選擇到概念的使用，以至于每個符號的書寫印刷均必須準(zhǔn)確無誤，不允許有任何欠缺、失當(dāng)或失真。

　　7.規(guī)范：

　　即要求公文格式、語言表達(dá)、符號使用均應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定，符合語法規(guī)則與邏輯規(guī)則，不能“標(biāo)新立異”。

　　8.完整：

　　即要求公文結(jié)構(gòu)完整，不遺漏任何必備的內(nèi)容，以保證公文能完整有效地消除受文者對特定問題認(rèn)識上的不確定性，減少溝通次數(shù)，提高溝通效率。

　　9.清晰：

　　即要求各種文稿文本上的字跡要清楚，字體要標(biāo)準(zhǔn)、工整，避免因字跡不清、模糊混亂而造成錯漏。

　　10.耐久：

　　即要求公文的制成材料(書面公文主要包括紙張和字跡材料)應(yīng)持久耐用，以保證公文的有效物質(zhì)存在，使其既能充分發(fā)揮現(xiàn)行的執(zhí)行效用，又能在轉(zhuǎn)化為檔案后，作為歷史記錄發(fā)揮更長遠(yuǎn)的歷史效用。

　　公文寫作要求4

　　一、標(biāo)題

　　1.規(guī)范式：《發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種》

　　2.靈活式：《發(fā)文機(jī)關(guān)+文種》;《事由+文種》;《文種》

　　二、主送機(jī)關(guān)

　　面向機(jī)關(guān)全體人員或者社會群體的，常常不寫;注意工作實(shí)際中的面向群體。(通常題目中會有明確的提示。)

　　三、正文

　　1、導(dǎo)入語

　　導(dǎo)入語，用來表示行文目的、依據(jù)、原因和伴隨情況等，一般放在正文的開頭部分出現(xiàn)，介紹公文的基本內(nèi)容。導(dǎo)入的詞語也有一定方向的指引，如：為(了)、關(guān)于、由于、對于、根據(jù)、按照、據(jù)、查、奉、茲等。

　　2、具體事項(xiàng)

　　(1)并列式。比較常見，就是將所要陳述的具體事物羅列下來。一般書寫的是公務(wù)的橫向的情況。各部分相互之間無緊密聯(lián)系，彼此獨(dú)立存在，但是又共同為說明主題來服務(wù)。并列式內(nèi)容之間的關(guān)系闡述可用數(shù)字式來表達(dá)，也可用分段式。段中并列的`內(nèi)容可用數(shù)字一、二、三等表示或者用分號來展現(xiàn)。

　　(2)遞進(jìn)式。相對于并列式來說，遞進(jìn)式是公務(wù)的縱向的動態(tài)和全部過程。各部分環(huán)環(huán)相扣、層層遞進(jìn)，每一部分都不可缺少。遞進(jìn)式的內(nèi)容設(shè)計(jì)好處是邏輯嚴(yán)密，能有說服性的說明事理。在一篇公文中，兩種方法可以交叉使用，可以一種方法為主，在某一部分或某一層次中用另一種方法。

　　四、結(jié)尾

　　1.結(jié)尾用語。如：為要、特此通知(報(bào)告、函告)等。

　　2.一般用“特此報(bào)告”，“以上報(bào)告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”等習(xí)慣用語，也有省略的情況。

　　五、落款和日期

　　1.落款是發(fā)文機(jī)關(guān)或個人，蓋章。

　　2.發(fā)文時間。注意發(fā)文的時間現(xiàn)在統(tǒng)一是小寫的阿拉伯?dāng)?shù)字，注意不要虛寫，即“20xx年7月1日”為正確的形式，而不要寫成“20xx年07月01日”，用零占位就是虛寫。

　　公文寫作要求5

　　概念解說

　　會議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)的公文。會議紀(jì)要不同于會議記錄。會議紀(jì)要對企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體都適用。格式內(nèi)容

　　1、標(biāo)題。由"會議名稱+會議紀(jì)要"構(gòu)成。

　　2、導(dǎo)言。介紹會議召開的基本情況，如時間、地點(diǎn)，參加

　　人，討論的問題。

　　3、會議的成果及議定的事項(xiàng)。應(yīng)逐項(xiàng)列出。

　　4、希望。

　　范例參考

　　關(guān)于協(xié)調(diào)解決沙面大街56號首層房屋使用權(quán)問題的會議紀(jì)要xx年2月2日上午，市政府辦公廳xxx主任主持召開會議，協(xié)調(diào)解決沙面大街56號首層房屋使用權(quán)問題。參加會議的有省政府辦公廳交際處、廣東勝利賓館、市商委、市國土房管局、二商局、市外輪供應(yīng)公司等有關(guān)部門的負(fù)責(zé)同志。會議認(rèn)為，沙面大街56號首層房屋使用權(quán)的問題，是在過去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)和行政決定下形成的歷史遺留問題。早幾年曾多次協(xié)調(diào)，雖有進(jìn)展，但未有結(jié)果。最近，按照省、市領(lǐng)導(dǎo)同志"向前看"、"了卻這筆歷史舊賬"的批示精神，在辦公廳的協(xié)調(diào)下，雙方本著尊重歷史，面對現(xiàn)實(shí)，互諒互讓的原則，合情合理地提出解決這宗矛盾的`方案。經(jīng)過協(xié)商、討論，雙方達(dá)成了一致的認(rèn)識。會議決定如下事項(xiàng)：一、市外輪供應(yīng)公司應(yīng)將沙面大街56號房屋的使用權(quán)交給勝刊賓館。二、考慮到市外輪供應(yīng)公司在56號經(jīng)營了30多年，已投入了不少資金，退出后，辦公地方暫時難以解決，決定給予其商品損耗費(fèi)、固定資產(chǎn)投資和搬遷費(fèi)等一次性補(bǔ)償費(fèi)用共95萬元。其中省政府辦公廳和廣東勝利賓館負(fù)責(zé)80萬元；考慮到省政府領(lǐng)導(dǎo)曾多次過問此事和省、市關(guān)系，另15萬元由廣州市政府支持補(bǔ)助。四、市外輪供應(yīng)公司原搭建的樓閣按房管部門規(guī)定不能拆遷。空調(diào)器和電話等2月20日前搬遷不了的，由勝利賓館協(xié)助做好善后工作。會議強(qiáng)調(diào)，雙方在房屋使用權(quán)移交中要各自做好本單位干部群眾的工作，團(tuán)結(jié)協(xié)作，增進(jìn)友誼，保證移交工作順利進(jìn)行。

　　XX市政府辦公廳

　　XX年X月X日

　　公文寫作要求6

　�。�1）發(fā)文處理程序與方法

　　發(fā)文處理的一般過程

　　1、復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。

　　2、登記。對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。

　　3、印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。

　　4、核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。

　�。�2）收文處理程序與方法

　　收文處理的一般過程

　　1、簽收。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

　　2、登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。

　　3、初審。對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。

　　4、承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，有明確辦理時限要求的`應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。

　　5、傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

　　6、催辦。及時了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。

　　7、答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

　�。�3）公文的整理和歸檔

　　1、涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過密碼電報(bào)或者符合國家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。

　　2、需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)歸檔。

　　公文寫作要求7

　　公文的含義

　　公文──就是公務(wù)文書。指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在處理各種事務(wù)中形成的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)的各種書面材料，或稱文件。

　　公文的特征

　　一、有鮮明的政治性。

　　二、有法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己的'名義行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的組織。

　　三、有法定的權(quán)威和特定的格式。作為機(jī)關(guān)的喉舌，公文可以代表機(jī)關(guān)發(fā)言代表制發(fā)機(jī)關(guān)的法定權(quán)威。因此，制發(fā)公文必須統(tǒng)一格式，不能各行其是。

　　四、有現(xiàn)實(shí)的效用。

　　公文的作用

　　一、有上傳下達(dá)、互通情報(bào)的作用。

　　二、有工作依據(jù)和憑證的作用。

　　三、有宣傳教育的作用。

　　四、有規(guī)定人們行為的規(guī)范作用。

　　公文的格式

　　公文的格式一般包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)(或機(jī)關(guān)用章)、發(fā)文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機(jī)密等級、緊急程度、閱讀范圍等項(xiàng)。

　　公文寫作要求8

　　(1)明確行文目的與要求

　　每一件公文的制發(fā)都是有其具體目的的。為了確保公文的目的能夠得到實(shí)現(xiàn)，公文撰稿人在寫作之前對這些目的應(yīng)該具有真正、深入的了解，以免無的放矢，文不對題。對此，撰稿人還要明確有關(guān)寫作的具體要求。因?yàn)�，在公文寫作中，文章主題的確立、材料的取舍，以及表達(dá)方式的確定和文種的選擇都是以行文目的及行文要求為依據(jù)的。

　　公文的行文目的是指公文制發(fā)者希望通過發(fā)布公文而實(shí)現(xiàn)的結(jié)果或某種狀態(tài)。行文要求則是指為實(shí)現(xiàn)這一結(jié)果或狀態(tài)而由制作者向受文者提出的有關(guān)公文的執(zhí)行、答復(fù)等事項(xiàng)的具體規(guī)定或愿望。行文目的是公文的核心，文件的內(nèi)容都是為實(shí)現(xiàn)這一目的服務(wù)的。同時，公文的表達(dá)方式及文種的的選擇也要服從于實(shí)現(xiàn)行文目的需要。離開了行文目的，公文的內(nèi)容、表達(dá)方式及文種的確定和選擇就失去了依據(jù)和意義，文件自身也就因此而喪失了存在的價值。

　　在現(xiàn)實(shí)管理活動中，公文的行文目的與要求一般是根據(jù)現(xiàn)實(shí)的需要而確定的。制作者依據(jù)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的授意而行事。授意必須清晰具體、確定無疑。要明確交待文件的收受對象、目的要求和主要內(nèi)容。撰稿人要對機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的授意進(jìn)行認(rèn)真、細(xì)心地體會，并據(jù)此組織材料和寫作。

　　(2)確立主題

　　公文的主題是指公文在匯報(bào)工作、說明事物、闡明政策中所表述的基本觀點(diǎn)或主張，也就是公文的中心思想。從根本上來說，每一件行政公文的目的都是為反映某個問題，或依據(jù)一定的主張解決某個問題的。因而，公文的目的能否實(shí)現(xiàn)，在一定程度上取決于主題是否鮮明、正確。主題沒有得到鮮明正確表現(xiàn)的文件是沒有任何實(shí)效的。它們不僅無法為受文者提供某些有益的認(rèn)識，有時甚至還會適得其反，即增加了受文者對某一問題認(rèn)識的不確定性，從而使他們迷惑不解、手足無措。

　　現(xiàn)實(shí)生活中，有一部分公文的主題是根據(jù)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的授意而確立的，還有一些公文的主題則是必須經(jīng)過全面深入的調(diào)查研究才能確立。在確立主題的過程中，撰稿人最主要的任務(wù)是使主題具有高度的針對性，符合實(shí)際工作的需要，不僅有助于解決問題，同時還應(yīng)便于受文者理解和執(zhí)行。

　　(3)選擇文種

　　文種，也就是公文名稱。它是文件的一個不可缺少的組成部分。主要用以概括公文的性質(zhì)、用途和作者的職權(quán)范圍以及行文目的。公文文種不僅決定著文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及語言表述，同時也關(guān)系到公文的權(quán)威性和有效性。在撰寫公文之前，作者必須正確地選擇文種。

　　選擇文種的依據(jù)主要以下四點(diǎn)：

　　其一，遵循國家關(guān)于公文處理法規(guī)的有關(guān)文種的規(guī)定。我國法規(guī)規(guī)定的公文種類包括命令、決定、指示、公告、通知等，公文制作者應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要從中選取，而不能生造或錯用。

　　其二，依據(jù)作者與主要受文者之間的工作關(guān)系選擇相應(yīng)的文種。在選用文種時，如果不遵循機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系，在一定程度上會妨礙公文效用的發(fā)揮，嚴(yán)重的甚至?xí)��?gòu)成制作者的違法失職行為。

　　根據(jù)作者與主要受文者之的工作關(guān)系選擇文種，要求撰稿人首先對這些關(guān)系有清楚的認(rèn)識，以此來指導(dǎo)自己的行為。一般來說，當(dāng)機(jī)關(guān)之間的關(guān)系不平等時，即是指導(dǎo)與被指導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時，上級機(jī)關(guān)一般采用指導(dǎo)性、公布性的下行文種，如規(guī)定、決議、命令等，下級機(jī)關(guān)則使用陳述、申請性的上行文，往往采用商洽性文種，如函。呈請性或指令性的文種則不宜使用。

　　其三，依據(jù)制發(fā)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍選用恰當(dāng)?shù)奈姆N。

　　在現(xiàn)實(shí)管理活動中，有一些公文文種對使用者有明確的限制條件。只有具備這些條件的機(jī)關(guān)才可以采取這些文種。如命令，它是一種領(lǐng)導(dǎo)性文件，下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文或平行機(jī)關(guān)之間相互行文是不能夠使用的。同時，也決非一切處于領(lǐng)導(dǎo)地位的機(jī)關(guān)或組織都可使用。任何機(jī)關(guān)都必須嚴(yán)格按照自身的職權(quán)范圍行文，否則，所制發(fā)的公文一律無效。

　　其四，依據(jù)行為目的選擇文種

　　各機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)公文的.行文目的及表現(xiàn)主題的需要來選用文種。所選議程應(yīng)該有助于實(shí)現(xiàn)行為目的和行為要求，有助于使公文主題得到正確、鮮明表現(xiàn)。在上行文中，報(bào)告和請示在性質(zhì)上比較相近，但在表現(xiàn)主題、表明行文目的和要求等方面的作用卻是不同的。報(bào)告可用于匯報(bào)工作、反映情況和提出建議，卻不能表現(xiàn)有關(guān)請示事項(xiàng)的工作匯報(bào)或情況反映。文種選擇不當(dāng)，將會影響行文目的及行為要求的實(shí)現(xiàn)。

　　(4)調(diào)查研究、收集材料

　　材料對于公文寫作來說是必不可少的，它既要確立公文主題的基礎(chǔ)，同時又是表現(xiàn)主題的重要手段或工具。沒有材料的支持，公文的主題就無法有效地表達(dá)出來，并為受文者很好地理解和接受。

　　在明確了行文目的與要求、選定公文文種之后，撰寫者便應(yīng)該通過深入調(diào)查研究來收集和占有材料。收集材料是占有材料的基礎(chǔ)和前提，在收集過程中，材料的數(shù)量越大越好，要全面收集各種類型的材料。只有材料豐富、翔實(shí)，撰寫人才有可能準(zhǔn)確的把握事物的來龍去脈及其發(fā)展規(guī)律和條件。從而使文章具有較強(qiáng)的針對性及直接應(yīng)用性。占有材料則是在廣泛收集材料的基礎(chǔ)上，經(jīng)過認(rèn)真分析或篩選而獲得、吸收有用材料。

　　材料的來源除了現(xiàn)成的檔案資料外，主要的是撰寫人通過廣泛、深入的調(diào)查研究所獲得的第一手材料。在調(diào)查研究過程中，作者應(yīng)該注意防止或消除各種主觀因素的干擾。調(diào)查可采用會議、訪問、問卷等方式來進(jìn)行。對于調(diào)查所獲得的資料，要進(jìn)行認(rèn)真的分析和整理，從中篩選出符合主題要求的材料，以求實(shí)現(xiàn)觀點(diǎn)與材料的統(tǒng)一。切忌盲目地堆砌材料，以免降低文章的說服力和有效性。

　　(5)選擇恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式

　　說明、敘述、議論是公文常用的三種表達(dá)方式。在寫作之前，撰稿人需要根據(jù)公文的性質(zhì)、行為目的與要求以及受文對象的實(shí)際狀況等因素，確定一種或幾種符合主題表現(xiàn)要求的表達(dá)方式。

　　2.撰擬文稿

　　必要的準(zhǔn)備工作完成以后，撰擬文稿的工作便可以進(jìn)行了。它包括安排結(jié)構(gòu)、擬寫提綱、書定文稿三個步驟。

　　(1)安排結(jié)構(gòu)

　　公文的結(jié)構(gòu)即公文的組織構(gòu)造，它是指公文的數(shù)據(jù)構(gòu)成。在公文寫作中，安排結(jié)構(gòu)的涵議是指具體確定公文的數(shù)據(jù)構(gòu)成，同時對數(shù)據(jù)的表達(dá)次序、相互間的銜接酴以及正文開頭結(jié)尾的方式等進(jìn)行籌劃。

　　其一，確定公文數(shù)據(jù)構(gòu)成

　　為維護(hù)公文的權(quán)威性和有效性，公文的數(shù)據(jù)項(xiàng)目必須完整有效。各項(xiàng)數(shù)據(jù)的確立應(yīng)以使公文發(fā)生效用的各種要求為依據(jù)，絕對不能把一切與有效實(shí)現(xiàn)行文目的無關(guān)的數(shù)據(jù)也強(qiáng)扯進(jìn)來，數(shù)據(jù)的確立應(yīng)該堅(jiān)持少而精的原則，并且構(gòu)成一個統(tǒng)一、完整的體系。

　　為保證公文的質(zhì)量，各項(xiàng)數(shù)據(jù)所表達(dá)的信息必須完整正確，使受文者能夠準(zhǔn)確把握作者的意圖，同時消作思想認(rèn)識上的不確定性。其次，數(shù)據(jù)項(xiàng)目的選擇也還應(yīng)參照公文的具體情況而進(jìn)行，不可生搬硬套。

　　其二，確定正文的表述次序

　　正文數(shù)據(jù)項(xiàng)目的次序安排一般需要撰稿人根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行靈活處理。例題的表述次序，可以使公文層次精晰、條理分明，同時也為受文者閱讀和理解公文提供方便。在現(xiàn)實(shí)生活中，有些公文依據(jù)事物發(fā)展的時間順序排列次序，其特點(diǎn)是以文件所反映的客觀事物發(fā)展的時間順序?yàn)閿?shù)據(jù)排列的主要線索。有些公文則按事物總體的各部分的性質(zhì)及相互關(guān)系進(jìn)行排列，也有的以事物構(gòu)成要素的邏輯次序?yàn)榫�索。但是，不論采用何種方式，都必須考慮到不同文種的特點(diǎn)，并根據(jù)該文種反映信息的角度及方式進(jìn)行排列。

　　其三，安排好層次、段落間的銜接與轉(zhuǎn)換

　　公文的層次及段落物銜接與轉(zhuǎn)換應(yīng)該做到前后連貫，形成一個嚴(yán)密完整的有機(jī)整體。這一問題如何處理得當(dāng)，不僅能夠使公文結(jié)構(gòu)更加周密嚴(yán)謹(jǐn)，文風(fēng)順暢通達(dá)，而且也有利于受文者閱讀和理解。

　　具體銜接和轉(zhuǎn)換方式的選擇，應(yīng)該視具體情況而定，盡量選取有效而又簡潔的形式。同時，恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用各種關(guān)聯(lián)詞，使之有效而又簡潔的形式。同時，恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用各種關(guān)聯(lián)詞，使之很好地發(fā)揮出承上啟下的作用，從而進(jìn)一步維護(hù)和突出公文的整體性。

　　其四，寫好開頭與結(jié)尾

　　公文的開頭和結(jié)尾也是整篇內(nèi)容的一個重要組成部分。它們的表述是否恰當(dāng)或有力，在一定程度上也會對公文的質(zhì)量產(chǎn)生影響。

　　公文的開頭大都采取開門見山式，直接、平實(shí)是其顯著特點(diǎn)。就其具體的表現(xiàn)形式來說，主要包括以下幾種：以簡要文字交待制發(fā)公文的目的和根據(jù);簡明揭示全文主題;概述有關(guān)制發(fā)公文的背景;闡明基本觀點(diǎn)，以提問的形式表達(dá)出公文的結(jié)論;表明批準(zhǔn)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度;表示賀意、敬意、謝意等。

　　公文的結(jié)尾，又稱結(jié)語，其功能主要在于維護(hù)公文的完整性，加深受文者對正文的理解。具有簡練的特點(diǎn)。其形式也多種多樣，主要有：使用專用詞語，總結(jié)全文;對主題進(jìn)行簡要概括或強(qiáng)調(diào)，以加深讀者的理解;再次強(qiáng)調(diào)行文目的或行為要求，發(fā)出號召，提出要求和希望;說明生效、施行時間或處罰措施等有關(guān)事項(xiàng)。

　　(2)擬寫提綱

　　提綱即指公文的寫作計(jì)劃。在動筆之前，撰寫人對全文的結(jié)構(gòu)安排應(yīng)有通盤考慮，據(jù)此對材料及各層次、段落的銜接與轉(zhuǎn)換作出恰當(dāng)?shù)陌才拧?/p>

　　公文的提綱一般包括下述內(nèi)容：公文標(biāo)題;公文的開頭;公文正文的表述層次與各層次中的論點(diǎn)、論據(jù)與安數(shù)安排;各個層次、段落間的銜接、轉(zhuǎn)換、呼應(yīng);公文的結(jié)尾及其它數(shù)據(jù)項(xiàng)目。

　　(3)書寫文稿

　　公文提綱擬定之后，就可以據(jù)此寫作文稿。文稿應(yīng)在各式規(guī)范的發(fā)文稿紙上形成，在寫作時，公文中的人名、地名、數(shù)字、引文必須準(zhǔn)確;引用公文需先引標(biāo)題;后引發(fā)文字號，日期應(yīng)寫具體的年月日。此外，字跡要清晰規(guī)范，公文的結(jié)構(gòu)層次也按統(tǒng)一規(guī)定書寫。

　　3.審核修改

　　對于初創(chuàng)文稿的審核和修改也是非常重要的。審核修改的步驟是：首先由撰寫者自己仔細(xì)推敲修改，對于重要的文稿則需提交組織討論或請示領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)核稿是最后一道關(guān)口。

　　公文審核修改的內(nèi)容主要是：文稿內(nèi)容是否符合國家的法律、法規(guī)、政策;文字表述的準(zhǔn)確性：文稿中所提工作原則、措施的可行性;書寫字跡及文稿格式的規(guī)范性等內(nèi)容。

　　4.簽發(fā)定稿

　　簽發(fā)是指機(jī)關(guān)或組織的領(lǐng)導(dǎo)人在對文稿作出終審核準(zhǔn)之后，批準(zhǔn)正式定稿并予以簽署。這是公文生效的必經(jīng)程序。它實(shí)際上是對文稿的一次全面核查。只有這項(xiàng)工作完成以后，公文才可發(fā)揮執(zhí)行效用

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