秘書辦事的10大技巧

　　秘書人員由于在工作過程中接觸的人多而且雜，所以在處事過程中更需要很多的技巧。下面是小編為大家?guī)�來的秘書辦事的10大技巧，歡迎閱讀。

　　秘書辦事的10大技巧1

　　1、洗耳恭聽：

　　秘書是辦事的，聽懂事情是辦好事的前提。在聽的過程中秘書要注意不要隨便打斷別人，不要漫不經(jīng)心，不要強加于人。這些都是秘書與同事相處時候必須掌握的。作為秘書，經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)，如何傾聽領(lǐng)導(dǎo)的談

　　話，接受指示，領(lǐng)會意圖，也是非常重要的。所以秘書要學(xué)會注意聽，拼命記，聽不明白一定要及時請示，以免執(zhí)行中出現(xiàn)偏差。平時多注意事情的來龍去脈，避免聽不明白。此外，秘書還要盡可能站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去想問題，這樣才能深切領(lǐng)會他們的意圖。

　　2、處處留心：

　　越是煩雜的工作就越需要細(xì)心。秘書在平時的工作生活中如果不能做到處處留心，辦事能力肯定不會提高。

　　3、一目十行：

　　有的秘書在工作中需要看大量的文件，一目十行的技巧對于他們來說是必需的`。有經(jīng)驗的秘書面對大量文稿時不會認(rèn)為這是壞事，文件多，接受的信息也就多。看大量文件時候的技巧主要是抓住頭尾，先看提要，記住要點，注意但是等轉(zhuǎn)折詞等。一目十行的能力需要逐步培養(yǎng)，不可操之過急。

　　4、百問不煩：

　　秘書人員為了工作要經(jīng)常與人打交道，要弄明白一些事情就難免要向人提問。問得不好，一句話就可能把局面弄緊張；問得不妙，幾句話就可能讓對方厭煩。所以在這個過程中也是要掌握一些技巧的：了解談話對象的身份、年齡、經(jīng)歷、文化程度、脾氣性格等。不同的人區(qū)別對待。向?qū)Ψ浇淮�自己的身份、來意，特別說明為什么找對方，盡快建立融洽關(guān)系。問題要問得簡單明確而具體，對方能夠回答。給對方留下思考的時間，不要緊追不舍，引起對方的反感。關(guān)鍵地方請對方講清楚，不可爭辯，更不可說教。要認(rèn)真傾聽，不要輕易打斷對方。要邊聽邊想，發(fā)現(xiàn)有價值的問題繼續(xù)深挖下去。盡量縮短時間。注意給對方保密，尤其在取得對方的信任后就更需要如此。

　　5、不可輕信：

　　要注意分析自己的談話對象。在沒有弄清楚情況的前提下，不妨把談話對象所說的東西簡單記錄下來，以便分析。

　　秘書辦事的10大技巧2

　　1、給選擇題而不是問答題

　　向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，你在提出問題的同時，給出幾種建議或方案，以及每種方案的優(yōu)劣勢，最后闡述自己認(rèn)為合理的建議和相應(yīng)的理由，以備領(lǐng)導(dǎo)選擇和決定。

　　實際工作中還會有更多細(xì)節(jié)需要羅列，領(lǐng)導(dǎo)很有可能針對某些細(xì)節(jié)繼續(xù)追問，只要你能夠?qū)⒄{(diào)研工作提前做好，將每個方案的優(yōu)劣勢羅列出來，并提出自己的建議，領(lǐng)導(dǎo)綜合評估后，最優(yōu)方案就會脫穎而出。

　　２、重點突出，邏輯清晰

　　提前想好與領(lǐng)導(dǎo)談話的目的和核心要點，比如重點1、2、3。還需要注意將重要的事情放在最前面說。即需要開篇簡明扼要，第一時間開門見山指出匯報要點，快速引起領(lǐng)導(dǎo)注意。

　　這樣做一方面便于領(lǐng)導(dǎo)提前知情和預(yù)判此次談話涉及的內(nèi)容，其次可以幫助匯報人整理思路，否則很容易失去焦點，一件事沒說清楚，又馬上切入另一個話題。

　　３、先講結(jié)論，再展開具體說明

　　我們需要先給出結(jié)論，讓領(lǐng)導(dǎo)知道你的態(tài)度和想法，然后他才有可能帶著問題去聽下一步關(guān)于細(xì)節(jié)的`具體說明和論述。

　　４、重要匯報需要提前做演練

　　一定要事先針對匯報內(nèi)容做模擬練習(xí)，從把控時間、匯報語言、邏輯框架等幾方面準(zhǔn)備，做到熟練掌握，爛熟于心。

　　在排練過程中將自己的“臺詞”設(shè)計好，既包括幻燈片頁之間的過渡用語，也包括介紹每一頁幻燈片時的語言描述，以做到用語精煉和精準(zhǔn)，思路清晰，重點突出。最好能夠先把這些用語記在紙面上，邊演練邊反復(fù)修改，這些都能幫助我們在最后的展示環(huán)節(jié)完美表現(xiàn)自己。

　　其次除了準(zhǔn)備匯報內(nèi)容的本身，還要針對容易被問到的問題進行精心準(zhǔn)備，尤其針對一些數(shù)據(jù)來源和結(jié)論的推導(dǎo)。這樣會顯得你做事非常認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)。

　�。怠⒍鄦枎讉�問題

　　為了避免工作做完最后被領(lǐng)導(dǎo)罵，或者重新返工，最好在工作開展前多問幾個問題。在領(lǐng)導(dǎo)給了明確的方向后再動手工作，最后任務(wù)的完成質(zhì)量也會八九不離十。如果領(lǐng)導(dǎo)在下達(dá)任務(wù)時還沒時間梳理清楚，可以先試著將自己抽離出來，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度思考，他讓我做這項工作或者完成這項任務(wù)的背景是什么，對單位業(yè)務(wù)影響有哪些？為什么要做這件事？因為任何事情都有因果和內(nèi)部邏輯，當(dāng)你能這么想的時候，不妨整理好分享給領(lǐng)導(dǎo)，向他確認(rèn)。

　　如果得到積極確認(rèn)，就非常好了，如果沒有，這個過程領(lǐng)導(dǎo)也會發(fā)現(xiàn)你是個愛思考的人，也許在這個過程中也激發(fā)了他，很多時候，他自己的想法也隨之梳理清楚了。

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